EMAasociativo Burgos: lo que una sala de gerentes nos dijo sin rellenar una sola encuesta
Medimos con Emogg Analytics la sesión de trabajo de la EMA con gerentes de sociedades médicas en Burgos. Qué temas captaron la atención, cuándo subió la energía y por qué estos datos valen más que un formulario al final del evento.
El 9 de octubre, en el marco de la jornada Asociativo Castilla y León MICE en Burgos, la EMA (Event Managers Association Spain) reunió a gerentes de sociedades médicas en un workshop de formato reducido, tipo focus group, facilitado por Albert Cerezales (Insidery). El objetivo: escuchar de forma estructurada los retos que están transformando su día a día, desde el futuro del congreso médico hasta el uso de los datos y la tecnología.
Emogg Analytics midió la respuesta de la audiencia durante las 2 h 48 min de sesión, en dos bloques. Y lo que salió de ahí es exactamente el tipo de información que cualquier organizador querría tener de sus propios eventos.
El problema de preguntar al final
La forma habitual de saber si un evento ha funcionado es la encuesta de satisfacción. Todos conocemos sus límites:
- Llega tarde. Se responde cuando la sesión ya ha terminado y el recuerdo se ha mezclado.
- Responde poca gente, y casi siempre los más satisfechos o los más molestos.
- Mide la opinión declarada, no lo que pasó en la sala minuto a minuto.
- Interrumpe la experiencia del asistente y añade fricción justo al cierre.
- No dice qué momento concreto funcionó o falló, así que es difícil decidir qué cambiar.
En Burgos nadie tuvo que rellenar nada. La medición se hizo con un dispositivo discreto sobre la mesa, sin interrumpir la conversación, con resultados agregados y anónimos: no se identifica a ninguna persona ni se almacenan imágenes.
La sesión en cifras
- 76/100 de Return on Experience, la misma puntuación en ambos bloques.
- 69 % de pico máximo de Foco (bloque I) y 54 % de pico máximo de Activación (bloque II).
- 42 momentos clave detectados: 20 en el primer bloque y 22 en el segundo.
Qué captó de verdad la atención
Con la medición alineada con el orden del día, se puede ver qué temas concentraron la atención de la sala. Los picos de Foco más altos fueron:
- El marco global del estudio y su relevancia para el sector: 70 %.
- La síntesis de aprendizajes y próximos pasos: 68 %.
- El debate sobre ROI y datos frente a la intuición en eventos: 64 %.
- La crisis del modelo clásico de congreso médico: 60 %.
- La segmentación de sociedades por tamaño: 54 %.
Para un organizador, esto es oro: no es lo que los asistentes dicen que les interesó, es dónde estuvo realmente su atención. Sirve para decidir qué temas ampliar, cuáles recortar y cómo construir el programa de la próxima edición.
Dos bloques, dos comportamientos
La comparativa entre bloques muestra algo que ninguna encuesta habría distinguido:
- En el bloque I (el congreso médico a debate), el indicador dominante fue Foco (37,3 %): una sala atenta, escuchando y procesando.
- En el bloque II (el rol del Event Manager), tomó el relevo Activación (35,0 %): más energía y más participación. Su pico llegó cuando se leyeron en directo las curvas del propio grupo.
- En ambos, la tendencia de Foco y Activación fue ascendente, y Disonancia (2,0 % y 1,8 %) y Saturación (0,3 % y 0,9 %) se mantuvieron en niveles residuales: un clima reflexivo, sin fricción ni cansancio.
Saber cuándo una sala escucha y cuándo se activa permite diseñar mejor el ritmo de un evento: dónde colocar la ponencia densa, dónde abrir el debate, cuándo hacer una pausa.
Datos que se usan durante el evento, no solo después
Uno de los momentos de mayor Activación fue precisamente compartir los resultados con los asistentes mientras la sesión seguía en marcha. Los datos no se quedan en un informe que llega semanas más tarde: se consultan en el dashboard y en el móvil, y pueden alimentar la propia conversación.
Qué gana un organizador con esto
- Evidencia objetiva para justificar decisiones y presupuesto ante juntas, patrocinadores y socios: el debate sobre ROI fue, de hecho, uno de los temas que más atención concentró en la sala.
- Programas mejor diseñados, basados en qué contenidos funcionan y en qué orden.
- Ponentes y formatos evaluados momento a momento, no con una nota media.
- Cero fricción para el asistente: sin formularios, sin interrupciones, sin identificar a nadie.
La encuesta seguirá teniendo su sitio para recoger opiniones. Pero si quieres saber qué ocurrió realmente en tu sala, necesitas medirlo mientras ocurre.